O que são indicadores de desempenho ou KPIs
KPI é a sigla para “Key Performance Indicator”, que em português pode ser traduzida como “Indicador-chave de Desempenho”. Os KPIs são métricas quantitativas que são usadas para avaliar o desempenho de uma empresa, organização, projeto, processo ou indivíduo em relação às suas metas e aos objetivos específicos.
Em outras palavras, os KPIs, são ferramentas de gestão para se medir o nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo, focando no “como” e indicando o quão bem os processos dessa empresa estão.
A importância dos KPIs reside no fato de que eles fornecem uma maneira objetiva de avaliar o progresso em direção a metas e objetivos estabelecidos, permitindo que as organizações identifiquem áreas de sucesso, bem como áreas que precisam de melhorias. A seguir veremos alguns aspectos importantes sobre os indicadores de desempenho (KPIs).
Quais são os 6 aspectos importantes dos KPIs
1 – Finalidade: KPIs são usados para medir e avaliar o progresso em direção a metas e objetivos. Eles ajudam as organizações a entender se estão atingindo seus marcos planejados e se as estratégias estão funcionando.
2 – Relevância: Os KPIs são selecionados com base em sua importância estratégica. Eles devem estar diretamente relacionados aos objetivos de alto nível da organização e ter impacto direto no sucesso global.
3 – Mensurabilidade: KPIs devem ser mensuráveis, ou seja, é preciso haver uma maneira clara e objetiva de coletar dados relacionados a eles. Essa mensurabilidade permite o acompanhamento ao longo do tempo.
4 – Especificidade: KPIs são específicos para a área de negócios ou atividade que estão avaliando. Isso significa que diferentes departamentos ou setores de uma organização podem ter KPIs específicos para suas metas.
5 – Tempo: Os KPIs são frequentemente vinculados a um período de tempo específico, como diariamente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente, para facilitar a análise e o acompanhamento.
6 – Ação: Os KPIs não são apenas para avaliação; eles também devem direcionar a ação. Se um KPI mostrar que um objetivo não está sendo atingido, a organização pode tomar medidas corretivas para melhorar o desempenho.
Como utilizar os KPIs na representação comercial
Agora que você entende a natureza, o proposito e como funcionam os KPIs, vamos demonstrar como você pode utiliza-los na avaliação das atividades de representação comercial, coletando métricas quantitativas que ajudam a medir o desempenho e o sucesso das suas vendas vendas. Abaixo, criamos um passos para você utilizar os KPIs na avaliação das atividades de representação comercial/vendas:
1º passo – Defina Metas Claras: Estabeleça metas específicas para cada um dos KPIs escolhidos. Essas metas devem ser realistas e alcançáveis, e devem refletir os objetivos de vendas de sua atividade de representação comercial. Exemplo:
Metas de Resultado — Quando nos referimos a esse tipo de metas, estamos falando dos resultados que mais interessam a empresa alcançar.
Exemplo: Imagine que você ou sua empresa de representação esteja representando um novo produto e deseja aumentar as vendas no mercado. Logo, uma meta de resultado que você poderia traçar seria — Aumentar as vendas do produto X em 10% nos próximos 3 meses.
Metas de Desempenho — São àquelas necessárias para alcançar os objetivos propostos pela Meta de Resultados. Em outras palavras são os processos que precisam ser aprimorados ou criados para que você, a sua empresa ou equipe de representação consigam atingir o seu objetivo principal (Meta de Resultado).
Exemplo: Para se atingir o de resultado exemplificado na Meta de Resultado, (aumentar as vendas do produto X em 10% no próximo trimestre), os pontos em que teríamos que aumentar o desempenho (Metas de Desempenho), seriam — Aumentar a geração de leads qualificados em 40% e dobrar o envio de propostas e as visitas aos leads.
Metas de processo — foco dessa meta está nas ações em si que vão levar ao alcance das metas de desempenho, ou seja, que ações devem ser colocadas em prática para conseguir alcançar os resultados principais.
Exemplo: se a meta principal é aumentar as vendas do novo produto em 10% e uma das metas de desempenho é aumentar em 40% a geração de leads qualificados, podemos definir como Metas de Processos — Realizar uma campanha nas redes sociais; treinar a equipe de vendas e/ou instituir a realização de um evento mensal de divulgação do novo produto.
2º passo – Identifique os KPIs Relevantes: o segundo passo é determinar quais KPIs são mais importantes para o seu negócio e para as suas metas de vendas. Os KPIs mais relevantes na atividade de representação comercial/vendas incluem:
- Receita de Vendas;
- Taxa de Conversão;
- Ticket Médio de Venda;
- Ciclo de Vendas;
- Taxa de Fechamento;
- Número de Novos Leads;
- Número de Oportunidades Criadas;
- Retorno sobre Investimento (ROI) em Marketing e Vendas.
3º passo – Coleta de Dados: Implemente sistemas de coleta de dados que permitam acompanhar e medir os KPIs de forma eficaz. Isso pode envolver o uso de software de automação de vendas, CRM (Customer Relationship Management), ferramentas de análise e outras tecnologias.
Por exemplo: o uso de planilhas de vendas no Excel e sistemas como o Trello (gratuito) ou Agendor (pago).
4º passo – Acompanhe os KPIs Regularmente: Monitore os KPIs de forma regular, de preferência em tempo real. Isso permite que você identifique tendências, faça ajustes e tome medidas corretivas quando necessário.
5º passo – Análise e Interpretação: Analise os dados coletados para entender o desempenho das atividades de vendas. Identifique o que está funcionando bem e o que precisa de melhorias. Avalie como os KPIs estão em relação às metas estabelecidas.
6º passo – Comunique os Resultados: Compartilhe os resultados e análises com a equipe de vendas. Isso ajuda a manter todos alinhados com os objetivos e a incentivar a responsabilidade individual e coletiva.
7º passo – Tomada de Decisões e Ações corretivas: Com base nas análises, tome decisões informadas para otimizar as atividades de vendas. Se um KPI estiver aquém das metas, identifique as áreas que precisam de melhorias e tome ações corretivas.
8º passo – Ajuste as estratégias: Com base nas análises e nas ações corretivas, ajuste as estratégias de vendas conforme necessário. Isso pode envolver a otimização de campanhas de marketing, treinamento da equipe de vendas, redefinição de metas, entre outras ações.
Agora que você já sabe como utilizar essa poderosa ferramenta de gestão, lembre-se! Os KPIs irão variar de acordo com o ramo, o produto representado e/ou empresa representada pelo Representante Comercial. Por essa razão é muito importante escolher os KPIs que melhor refletem os seus objetivos e as suas estratégias de vendas.
